Käesolev privaatsuspoliitika kirjeldab, kuidas Talendiotsing OÜ (registrikood 17480381, e-post info@ancsolutions.ee) töötleb isikuandmeid seoses veebilehe kasutamise, päringute esitamise, tööpakkumistele kandideerimise ja värbamisprotsesside korraldamisega. 

Meie eesmärk on töödelda isikuandmeid õiglaselt, läbipaistvalt ja turvaliselt, lähtudes minimaalsuse põhimõttest. Isikuandmete töötlemisel lähtume Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusest (GDPR), Eesti isikuandmete kaitse seadusest ja teistest asjakohastest õigusaktidest. 

1. Vastutav töötleja

Isikuandmete vastutav töötleja on Talendiotsing OÜ. 

Küsimuste korral isikuandmete töötlemise kohta palume võtta meiega ühendust aadressil info@ancsolutions.ee.

2. Milliseid andmeid me kogume

Me võime koguda ja töödelda järgmisi isikuandmeid:

Identifitseerimis- ja kontaktandmed: nimi, e-posti aadress, telefoninumber, ettevõtte nimi; 

Kandideerimisega seotud andmed: CV, töökogemus, haridus, oskused, portfoolio ja muu kandidaadi poolt vabatahtlikult edastatud info; 

Suhtlusandmed: päringu või sõnumi sisu, meiega peetud kirjavahetus ja suhtlusajalugu; 

Tehnilised andmed: IP-aadress, brauseri tüüp, seadme info ja küpsistega seotud andmed. 

Kasutame veebilehe ja sotsiaalmeedia külastatavuse statistika analüüsimiseks tööriistu nagu Google Analytics ja Facebook Business Manager. 

Oluline märkus: Analüütiliste ja turunduslike küpsiste (sh Google Analytics) abil andmete kogumine algab veebilehel alles pärast seda, kui olete andnud selleks küpsiste teavituse kaudu oma selge nõusoleku.

Me kogume isikuandmeid eelkõige siis, kui täidate kontaktivormi, saadate meile e-kirja, kandideerite tööpakkumisele, lisate oma andmed talendipanka või külastate meie veebilehte ja sotsiaalmeedia kontosid.

3. Isikuandmete töötlemise eesmärgid ja tehnoloogia kasutus

Töötleme isikuandmeid järgmiste eesmärkide täitmiseks:

Kliendisuhtlus: teie päringutele vastamine ja kliendisuhete haldamine; 

Värbamisteenus: värbamisteenuse pakkumine klientidele, kandidaatide hindamine, nendega suhtlemine ja sobivate töövõimaluste vahendamine; 

Talendipank: andmebaasi haldamine eesmärgiga pakkuda kandidaatidele töövõimalusi ka tulevikus (nõusoleku alusel); 

Turundus: värbamisturunduse teenuse osutamine, sealhulgas kampaaniate, töökuulutuste ja kandideerimisprotsesside korraldamine; 

Arendus: veebilehe toimimise, turvalisuse ja kasutajakogemuse parandamine; 

Õiguslik alus: õigusnõuete täitmine ja võimalike vaidluste lahendamine. 

Tehisintellekti (AI) ja automatiseeritud lahenduste kasutus:

Läbipaistvuse huvides teavitame, et võime värbamisprotsessi tõhustamiseks (nt CV-de analüüsimisel või märksõnade filtreerimisel) kasutada tehnoloogilisi abivahendeid. Need lahendused on suunatud kandidaatide paremale leidmisele ega asenda lõplikku inimotsustust värbamisprotsessis. 

4. Isikuandmete töötlemise õiguslikud alused

Töötleme isikuandmeid sõltuvalt olukorrast järgmistel õiguslikel alustel:

Nõusolek: näiteks juhul, kui kandidaat lisab oma CV talendipanka, nõustub andmete säilitamisega tulevaste pakkumiste jaoks või tellib uudiskirja. Nõusoleku andmine on vabatahtlik.

Lepingu täitmine või lepingu sõlmimise eelsed toimingud: näiteks kui vastame teenusepäringule, koostame pakkumust või osutame värbamisteenust vastavalt sõlmitud lepingule.

Õigustatud huvi: näiteks veebilehe turvalisuse tagamine, suhtluse haldamine, teenuse kvaliteedi parandamine, ärisuhete korraldamine või kandidaatide sobivuse esmane hindamine avalike allikate põhjal (kui see on konkreetse ametikoha puhul põhjendatud).

Seadusest tulenev kohustus: näiteks raamatupidamisandmete säilitamine, maksukohustuste täitmine või õigusvaidlustega seotud juhtumid.

Kui töötlemine põhineb nõusolekul, on teil õigus see igal ajal tagasi võtta, teavitades meid aadressi info@ancsolutions.ee. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta enne tagasivõtmist toimunud töötlemise õiguspärasust.

5. Kandidaatide andmete töötlemine ja säilitamine

Kui kandideerite Talendiotsing OÜ kaudu tööpakkumisele või edastate meile oma andmed, töötleme neid teie sobivuse hindamiseks konkreetsele ametikohale või tulevaste karjäärivõimaluste pakkumiseks.

Värbamisprotsessi andmed: Konkreetse konkursiga seotud andmeid säilitame kuni värbamisprotsessi lõpuni ja seejärel kuni ühe (1) aasta jooksul, et lahendada võimalikke õigusnõudeid või vaidlusi, lähtudes meie õigustatud huvist.

Talendipank: Kui olete andnud nõusoleku oma andmete säilitamiseks talendipangas, hoiame teie andmeid kaksteist (12) kuud. Enne selle perioodi lõppu on meil õigus teiega ühendust võtta, et küsida nõusolekut andmete säilitamise pikendamiseks või paluda andmete uuendamist. Kui te nõusolekut ei pikenda, kustutame või anonümiseerime teie andmed talendipangast tähtaja möödumisel.

Automatiseeritud filtreerimine: Kui kasutame kandidaatide hulgast valiku tegemiseks tehnoloogilisi abivahendeid (nt märksõnaotsing), on teil õigus nõuda meilt selgitusi ja inimese sekkumist otsustusprotsessi, kui leiate, et see on piiranud teie võimalusi.

Andmete minimaalsus: Palume kandidaatidel edastada ainult värbamiseks vajalikku infot. Ärge edastage meile eriliigilisi isikuandmeid (nt terviseandmed, usulised veendumused), välja arvatud juhul, kui see on seadusest tulenevalt vältimatu.

6. Küpsised ja tehnoloogiad

Meie veebileht kasutab küpsiseid ja sarnaseid tehnoloogiaid, et tagada veebilehe toimimine, analüüsida kasutust ja pakkuda personaliseeritud sisu.

Hädavajalikud küpsised: Need on vajalikud veebilehe tehniliseks toimimiseks ja turvalisuse tagamiseks. Need rakenduvad automaatselt ja nende kasutamiseks ei ole vaja nõusolekut.

Analüütilised ja turunduslikud küpsised: Kasutame tööriistu nagu Google Analytics ja Facebook Business Manager, et mõista külastajate käitumist ja optimeerida oma turundustegevusi.

Eelnev nõusolek: Vastavalt Euroopa Kohtu lahenditele ja Eesti Andmekaitse Inspektsiooni juhistele, kogume analüütilisi ja turunduslikke andmeid üksnes juhul, kui olete andnud selleks veebilehe küpsiste teavituse kaudu oma selge ja teadliku nõusoleku. Teil on õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta või oma seadistusi muuta.

Kolmandate osapoolte küpsised: Juhime tähelepanu, et kolmandate osapoolte (nt Facebook) teenuste kasutamisel võivad nemadki koguda andmeid vastavalt oma privaatsustingimustele, mille üle meil puudub täielik kontroll.                                                                           

Lisateavet küpsiste haldamise kohta leiate oma brauseri seadetest või meie veebilehe küpsiste aknast. 

7. Andmete edastamine ja vastutuse jagunemine

Me edastame isikuandmeid kolmandatele isikutele üksnes ulatuses, mis on vajalik käesolevas poliitikas kirjeldatud eesmärkide täitmiseks.

Volitatud töötlejad: Kasutame koostööpartnereid (nt veebimajutus, e-posti teenusepakkujad, IT-tugi, värbamistarkvara ehk ATS-süsteemid ja pilveteenused), kes töötlevad andmeid meie nimel. Oleme nendega sõlminud andmetöötluslepingud, mis tagavad andmekaitsemeetmete rakendamise.

Andmete edastamine klientidele: Edastame värbamisprotsessi raames lõppvooru pääsenud kandidaatide andmed oma klientidele (potentsiaalsetele tööandjatele).

Oluline märkus: Andmete edastamise hetkest kliendile saab kliendist iseseisev vastutav töötleja, kes kohustub tagama isikuandmete kaitse, seadusliku töötlemise ja säilitamise vastavalt oma organisatsiooni sisekorrale.

Seadusest tulenev edastamine: Võime edastada andmeid riigiasutustele (nt Maksu- ja Tolliamet, AKI) või õigusnõustajatele, kui see on vajalik seaduse täitmiseks või meie õiguste kaitsmiseks.

Edastamine väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda (EMP): Kui kasutatav teenusepakkuja (nt pilveteenus) asub väljaspool EMP-d, teeme seda üksnes õiguslikul alusel (nt Euroopa Komisjoni piisavuse otsus või standardsed andmekaitseklauslid).

8. Isikuandmete säilitamise tähtajad ja põhimõtted

Säilitame isikuandmeid ainult nii kaua, kui see on vajalik töötlemise eesmärgi täitmiseks, meie õigustatud huvi kaitseks või seadusest tulenevate kohustuste täitmiseks.

Päringud ja kirjavahetus: Päringutega seotud andmeid säilitame üldjuhul kuni kaksteist (12) kuud pärast viimast kontakti, et tagada järjepidevus suhtluses.

Kliendisuhted: Lepinguliste klientide andmeid säilitame lepingu kehtivuse ajal ja pärast seda kuni kolm (3) aastat (tehingust tulenevate nõuete tavaline aegumistähtaeg) või kuni kümme (10) aastat tahtliku rikkumise ohu korral.

Kandidaatide andmed: Kandidaatide andmeid säilitame vastavalt käesoleva poliitika punktile 5 (tavaliselt 1 aasta konkursist või 12 kuud talendipangas nõusoleku alusel).

Raamatupidamine: Vastavalt raamatupidamisseadusele säilitame algdokumente (nt arved, lepingud) seitse (7) aastat vastava majandusaasta lõpust.

Andmete ülevaatamine: Kontrollime säilitatavate andmete asjakohasust perioodiliselt. Kui andmete säilitamise eesmärk on täidetud või säilitustähtaeg möödunud, andmed kas kustutatakse jäädavalt või anonümiseeritakse viisil, mis ei võimalda enam isiku tuvastamist.

9. Andmesubjekti õigused

Teil on oma isikuandmete üle kontrolli teostamiseks järgmised õigused:

Õigus andmetega tutvuda: Teil on õigus küsida, kas me töötleme teie isikuandmeid ja saada koopia töödeldavatest andmetest.

Õigus andmete parandamisele: Teil on õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist või puudulike andmete täiendamist.

Õigus andmete kustutamisele („õigus olla unustatud“): Teil on õigus taotleda oma andmete kustutamist, kui andmete töötlemiseks puudub õiguslik alus või eesmärk on täidetud.

Õigus töötlemise piiramisele: Teil on õigus nõuda andmete töötlemise piiramist teatavatel asjaoludel (nt andmete õigsuse vaidlustamise ajaks).

Õigus andmete ülekandmisele: Teil on õigus saada oma andmed masinloetaval kujul ning edastada need teisele teenusepakkujale (kui töötlemine põhineb nõusolekul või lepingul).

Vastuväidete esitamise õigus: Teil on õigus esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele, kui töötlemise aluseks on meie õigustatud huvi (nt otseturundus).

Nõusoleku tagasivõtmine: Kui töötlemine põhineb nõusolekul, on teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta.

Oma õiguste kasutamiseks palume võtta meiega ühendust aadressil info@ancsolutions.ee. Vastame teie pöördumisele esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui ühe (1) kuu jooksul.

Kui leiate, et teie isikuandmete töötlemine rikub teie õigusi, on teil õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni poole (Tatari 39, Tallinn 10134. info@aki.ee).

10. Andmete turvalisus ja rikkumistetst teavitamine 

Rakendame asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, et kaitsta isikuandmeid loata juurdepääsu, ebaseadusliku muutmise, avalikustamise, juhusliku kaotsimineku või hävimise eest. Meie andmekaitse põhimõtted lähtuvad seaduslikkuse, õigluse, läbipaistvuse ja andmete minimaalsuse printsiipidest.

Turvameetmed: Kasutame andmete kaitseks krüpteerimist, turvalisi servereid ning piirame ligipääsu isikuandmetele üksnes nendele töötajatele ja koostööpartneritele, kellel on see vajalik tööülesannete täitmiseks.

Rikkumisest teavitamine: Kui vaatamata meie rakendatud meetmetele toimub isikuandmetega seotud rikkumine (andmeleke), mis kujutab endast tõenäolist ohtu isikute õigustele ja vabadustele, kohustub Talendiotsing OÜ teavitama Andmekaitse Inspektsiooni ja puudutatud isikuid viivitamatult, kuid mitte hiljem kui 72 tunni jooksul pärast rikkumisest teada saamist.

11. Privaatsuspoliitika muudatused ja kehtivus

Võime käesolevat privaatsuspoliitikat aeg-ajalt uuendada, et see vastaks muutuvatele õigusaktidele või meie andmetöötluse protsessidele.

Käesoleva privaatsuspoliitika kõige uuem versioon on alati kättesaadav Talendiotsing OÜ kodulehel: www.ancsolutions.ee.

Oluliste muudatuste korral võime teavitada andmesubjekte ka e-posti teel või veebilehel kuvatava teavituse kaudu.